皆様こんにちは、今年も残すところあと1ヶ月となりましたね。
今月は年末年始に向けて休日も慌しく動いておりますが皆様いかがお過ごしでしょうか。
毎年この時期になると仕事でもプライベートでも、今年中にやり残したことや年内に済ませておきたいことを確認する作業を行います。
相手がいる物事があると予定を合わせなければならないなど、時間がかかる場合があるので早めに行動するよう心がけています。
やるべきことをしっかりと片付け、すっきりとした気持ちで新年を迎えたいですね。

 さて、今回のブログでは英語のお電話で「至急」の連絡があったときの対応の仕方等、工夫していることをお話ししたいと思います。
日本語での受電でも海外の方からの受電でも、「お急ぎ」「なるべく早めに回答が欲しい」「至急連絡が欲しい」とおっしゃる方がいます。
理由としては「メールを送ったけれども返信がない」「時差があるのであと数時間しか電話が繋がらない」「商品の問い合わせで早急に回答が欲しい」など様々です。

上記のような内容の受電があった際も、
「担当者が外出中なので折り返します」
The person in charge is out of the office, so could I tell him/her to call you later?
などとお伝えしご連絡先等お聞き取りするのですが、
「至急なのですが、いつお電話いただけますか、ご担当者様は何時に戻られますか」
と質問がくる場合があり、クライアント様の状況が分からない場合返答に少し困ってしまう時があります。

その際は「出来るだけ早めにご連絡致します」
I will let him/her to call you as soon as possible.
や「わかり次第早急にご連絡致します」
I will let him/her to give you a call as soon as he/her know for sure.
といった言葉を返します。

 日本語でも英語でも受電時に「至急」というワードが出てくると早く対応しなければと思い、どうしても気持ちが焦ってしまうのですが、弊社でお答えできる情報にはやはり限りがあります。
それに加えてクライアント様の状況もあるので、すぐに折り返しのお電話やメール等での返答が出来るとも限りません。
私に出来ることはまず「至急ということ、連絡を待っているということを伝えます」とお電話口の方にお伝えし少しでも安心していただくことです。
その後クライアント様にはお電話の内容をしっかりと伝えることが大切だと思うので、自分の出来ることに気持ちを込めて対応したいと思います。

 最後になりましたが皆様今年も一年CUBE電話代行サービスをご利用頂き有難うございました。
 来年も何卒よろしくお願い申し上げます。