皆様こんにちは☆
朝夕涼しくなり過ごしやすくなりましたがいかがお過ごしでしょうか。
季節の変わり目は温度差があり、体調を崩しやすいのでお気をつけ下さいませ。
秋冬になるとやはり乾燥しやすくなるので、電話代行というお仕事を始めてからは特に喉の調子が悪くならないよう保湿をしたり、帰宅した際はうがいなど必ずするよう心がけています。
綺麗な笑声で受電対応できるよう体調管理をしっかりと行っていきたいです。

 さて、先日ある男性から英語でお電話があった時のお話を少ししたいと思います。
男性とお話した内容は下記のような会話でした。

男性:○○さんいらっしゃいますか。
   Is there ○○san please?

※外出応対のクライアント様でしたので…
私:外出しております、折り返しお電話致しましょうか。
  I’m afraid, he is out of the office.
  Could I tell him to call you later?

男性:メールするので大丈夫です。
   ところで○○支社の電話番号を教えて頂けませんか。
   It’s okay. I will send e-mail to him.
By the way, could you tell me the ○○ number?

私:すみません、存じません。
I’m sorry, but I don’t know that.

男性:分かりました。少し待っているので調べて頂けませんか。
Okay. I’ll wait for you, so you can find the number.

上記のような場合、すぐにお答えしたい気持ちはありますが、私はもちろんそのクライアント様の支社の電話番号を存じておりませんので、このお電話でお伝えすることは出来ませんでした。
しかし、お電話口の男性の方からすると自分の会社の支社の電話番号なのだから調べればすぐに分かるのではないかと思われたかと思います。

 このような受電内容の時に大切なことは、【せっかくお電話を頂いているのにすぐに分からず申し訳ない】という気持ちと、【調べて担当者よりご連絡します】という受電後の対応をしっかりとお伝えすることだと思います。

私:申し訳ないのですが、私は受付の者ですぐに分かりかねてしまいます。
確認後担当より折り返し致します。
I’m sorry, but I’m just a receptionist. I can’t check it now.
I’ll ask the number, and the person in charge will call you later.

 上記のようにお伝えした後、お電話口の方の男性にご納得頂けたので終電することが出来ました。

 CUBE電話代行のサービスでは基本的には最終的な対応はお客様ご自身にお願いしております。しかし、「折り返し対応」や「応答後転送」で対応が完了出来る受電内容ばかりではないのでその際にどのように対応するかが難しく感じる部分です。

 お電話口の方に「電話をしてよかった」と思って頂けるように電話代行のスタッフとして出来る限りの対応を誠実に行っていきたいです。