皆様、こんにちは!梅雨の蒸し暑い気候が続きますが、いかがお過ごしでしょうか。晴耕雨読という四字熟語がありますが、私はやはりお天気が悪いと、外出する気にはなかなかなれないので、読書をする時間が多くなります。仕事に役立つことがあればと、ビジネス本なども少し読みますが、最近は恋愛小説や恋愛のノウハウが書かれた本に興味があり、読み始めています。男性と女性の考え方や、そもそも脳のつくりが違うといった話は、なるほどと共感できる部分が多く面白いです。

何事においてもそうですが、共感する・理解するということは、コミュニケーションを取る上で、とても大切なことですよね。受電をする際も、お電話口の方の伝えたいことをきちんと受け取り、「なるほど」「わかりました」と理解していることを示すと、安心感が生まれ、お互いに気持ちのいい会話が出来るのではないかと思います。

特に英語の受電の際は、言葉の壁があるので、お電話口の方がお話されていることをよく聞き、自分の理解が合っているのか、きちんと確認する作業が重要です。英語でのお電話の会話の流れは、大体下記のような場合がほとんどです。

A: Good morning. This is ○○ from △△. May I speak with □□ please?
おはようございます。私は△△の○○と申します。□□さんいらっしゃいますか?
B: Ok. Could you hold on please?
かしこまりました。少々お待ちくださいませ。

(外出応対の場合)
B: Thank you for waiting. I’m afraid she is out of the office today.
お待たせいたしました。申し訳ありませんが彼女は本日外出をしております。
Could I tell her to give you a call later?
後ほど折り返しお電話をさせていただいて宜しいでしょうか。
A: Yes, please. My phone number is *****
はい、お願いします。番号は*****です。
B: Ok. I will tell her to call you later.
わかりました。お電話するよう申し伝えます。
A: Thank you. Have a good day.
ありがとうございます。
B: Thank you. You too. Bye.
ありがとうございます。失礼致します。

上記のような会話がスタンダードですが、折り返しのお電話ではなく、メールをご希望される場合や、携帯へ直接お電話するとおっしゃる場合など様々です。その状況に応じて、どのように対応するのかを的確に判断し、お電話口の方に理解していることを伝えることを意識しながら、受電をしています。

海外の方は特に、はっきりとこのように対応する、こう思っているということをお伝えしなければ、何を考えているか分からないという反応になることがあります。ですので、折り返しのお電話をするのか、メールに返信をするのか、あるいは伝言を伝えるのかなど、お電話口の方が何を伝えたいのか、どうして欲しいのか、確実に理解できるよう努めていきたいです。