梅雨(rainy season)がやってきましたね。梅雨の語源を調べてみたところ、1年のこの時期にちょうど梅が熟すので、梅雨と呼ばれているそうです。梅雨はだいたい6月の初めから7月半ばくらいまで続きます。雨ばかりだと憂鬱になりそうですが、雨の中の美しいアジサイを見たり、家で好きなことをする等楽しみを見つけて、梅雨の時期も楽しく過ごしたいと思います。

さて本日は、英語でのお電話対応について、心がけていることを紹介いたします。外国の方からお電話があれば、電話対応を終えた後に、録音を聴き直し、どのような対応をすれば、よりスムーズにお電話対応ができたのかを振り返り、次につなげるようにしております。一回一回のお電話から学ぶことがたくさんあります。

●department(部門)の名称を覚えておく
先日、台湾の方からお電話がございました。その方は、credit department(債権管理部門、信用調査部)にお電話を繋いでほしいと仰いました。ビジネスのお電話ですと、~の部門へ繋いでほしいということは、よく言われますので、部門の名前を覚えるようにしております。ざっと調べてみたところ、色々な部署がありますね…

営業部       Sales Department
マーケティング部  Marketing Department
技術部       Engineering Department
開発部       Development Department
人事部       Human Resources Department
経理部       Accounting Department
総務部       General Affairs Department
広報部       Public Relations (PR) Department
宣伝部       Advertising Department
法務部       Legal Department
秘書室       Secretary Section

部署の名前を知っておくと スムーズに対応できるので、特によく使われる部署名は覚えるようにしています。

●言い換える、同義語を使う
相手の方がネイティブでない場合、ある単語を言っても、分かっていただけないことがあります。先日、外国人の方からお電話があった際に、メールアドレスをお伝えしました。「‐」をハイフン (英語:hyphen)とお伝えしたのですが、分かっていただけなかった為、ダッシュ(英語:dash)とお伝えしたところ、理解していただけました。

また名字を伺う際に、family name を教えていただけますか?と聞いたところ、分かっていただけなかったので、Last nameを教えていただけますか?と言い換えたところ、理解していただけました。相手の方が理解していないようであれば、別の言葉を使って説明したり、ある提案をして、それを理解していただけてないようであれば、別の提案をしてみる等、臨機応変に対応するよう心がけています。

弊社では英語での応対も丁寧に行いますので、電話応対での不便や不安を感じることなく、ご自身の業務に取り組んでいただけます。海外からの英語のお電話は、ぜひCUBE電話代行サービスにお任せくださいませ。