英語のお電話を受ける電話代行のグループは、英会話の先生に月1回、オフィスまで来ていただいてレッスンを受けています。1回のレッスンごとに知識が増え、スムーズな受電が出来るようになってきたと思います。最近教えて頂いて、すごく効果があったのは【ディクテーション】です。【書き取り】と言うことなのですが、受電した録音を聞いて、会話の内容を全て紙に書き写し、自分が何と言ったのか、本当はどう言いたかったのかを確認する作業です。相手の方が仰った事も書きとるので細かい所が聞き取れなかった場合も有効ですし、こんな時にこう言えばいいのか!と言う発見もあります。

具体的には下記の様な内容でお電話があり、ディクテーションを行いました。

お客様:先週支払ったのにまだ出荷されません。できるだけ早く出荷してください。
We have paid our order last week but, you haven’t shipped our order yet.
We’d like you to ship our order as soon as possible.

私:お待たせして申し訳ございません。
状況を確認してすぐに対応するよう担当者に伝えます。
We are very sorry for having kept you waiting.
I will let him check this situation and ship your order as soon as possible. 

このディクテーションから学んだことは
①ship=出荷(船で運ぶ) ②I’d like you to ~=あなたに~して頂きたい
③お待たせして申し訳ございません。= We are very sorry for having kept you waiting.
④状況を確認する=check this situation の4点です。

と言っても、初めて知った訳では無く、知識としては蓄えていた事ばかりなのですが、いざ『こういうことが言いたい!』と思った時に、アワアワとしてまって口から自然に出てこなかったのです。。ディクテーションの何がすごいかと言うと、復習した内容の定着度合です。上記の内容はスラスラっと進めば、お名前とお電話番号の確認も含めて2分程度で終わりそうですが、実際には4分程かかってしまいました。相手の言っている事の聞き取りに時間がかかり、こちらの伝えたい事を何と言っていいか考えながらの対応だったのでスマートに終わらせる事が出来なかったのです。

しかし、この内容を振り返ってディクテーションをしたことによって、『ここでこれを言えば伝わったのか』『これはこういう意味だったのか』と一つ一つ納得をしながら確認ができ、この後にかかってくる色々な違う用件のお電話にもスムーズに対応できるようになりました。こんなに効果てきめんな勉強方法があったとは驚きです。もし英語の勉強をしている方がいらっしゃれば、ディクテーションはお勧めです。