ビジネスメールは普段友人や家族等親しい人とのやり取りとは全く異なります。
伝えたいポイントをおさえつつ、マナーを守った形式を意識しなければいけません。
メールは文面でのやり取りとなりますので、相手に予想外な誤解を与える可能性があります。
そのようなトラブルを防ぐためにも、失礼のないマナーを覚えましょう。
■To、CC、BCCの使い方
Toには用件を伝えたい相手、返信を求めたい相手のアドレスを記載します。
CCには参考として確認してもらいたい相手のアドレスを記載します。
BCCにはお互いに面識のない複数名に一斉に送信したいときに記載します。
注意が必要なのが、CCとBCCの使い分けです。
お互いに面識のない相手のアドレスをCCに記載してしまうと、
すべての送信先のアドレスや名前が受信した人が分かってしまいます。
情報漏えいにつながりますので、十分に注意しなければなりません。
また、宛先や同姓同名を間違えないように注意し、重要な情報を誤って送信しないように気を付けましょう。
■件名の書き方
相手の目に最初に触れる部分ですので、件名だけでもメールの内容が分るように心がけましょう。
ただし、件名が長すぎると受信した際に末尾がきれてしまうことがありますので、20字程度にまとめましょう。
本文を書き終えてから文章全体を見直しして、最後に件名を書いてもいいかもしれませんね。
ポイントとしては以下の内容があげられます。
・具体的は名称や特定しやすい日付を記載する
・社名等と記載して目に留まりやすくする
・メールを送った意図を記載する
また、やり取りを繰り返していると、Reがいくつも重なってしまう場合があります。
基本的には3回目以降には書き直ししましょう。
■宛名の書き方
一行目には相手の社名と氏名を記載しましょう。
基本的には、社名、部署名、名前の順に記載します。
名前はフルネームが分かる場合はフルネームで記載した方が丁寧です。
(役職がある場合は、名前の前に付け足します。)
また、団体宛で個人名が分からない場合は、「御中」を付けます。
複数名に同じメールを送る場合は、「各位」を付けます。
■本文の書き方
基本的には、まず結論から先に述べるようにしましょう。
PREP法や5W1Hを参考にしてみましょう。
ビジネスメールには多くのテンプレートがありますので、ぜひ参考にしてみましょう。
