お客様の会社の窓口としてお電話をとらせて頂いた後、
内線感覚でお客様へお繋ぎする【応答後転送】の対応をとらせて頂く、もしくは
外出・席外し対応といった不在対応後に【メール連絡】もしくは【お電話】にて
お客様にご報告をさせて頂いております。

【応答後転送】ではお電話を頂いた方の社名やお名前、簡単な用件などを聞き取り
お客様の指定のお電話番号に内線感覚でお繋ぎさせて頂く方法です。
CUBEとお客様が繋がっている間、お電話をかけて下さった相手の方には
保留音が流れておりますが保留時間が長くなってしまうとお待ちいただいている
相手側はいい気持ちはせず、不満を持たれてしまいます。

少しでも相手をお待たせしてしまう場合は、保留をする前に必ずクッション言葉を
使用するようにしています。
・恐れ入りますが
・申し訳ございませんが
などクッション言葉を使いお待ちいただくようお願いをしています。
一言付け加えるのと付け加えないのとでは、相手に持たれる印象も違ってきます。

また少しでも早くお客様とお電話を下さった方をお繋ぎするためにも
用件を簡潔かつ正確にお伝えする必要がございます。
『〇〇の件でご質問を頂いております。』
『〇〇の使い方についてのご質問です。』などの
簡単な用件を聞き取り、お伝えすることによりお電話をお繋した後も
会話をスムーズに進めることができます。

【メール連絡】にてお客様にご連絡する際も分かりやすく簡潔にと心がけています。
お電話をかけて下さった方が仰られた内容をそのまま文書にすると
分かりにくくお客様が理解するのにも時間がかかってしまいます。
ですので、文書の基本である5W1Hが大切になってきます。
お電話でお客様が仰られる用件は文書の様にまとまっている場合もありますが
淡々と用件のみを仰られる場合もよくございます。
その場合は聞き間違いのミスにも繋がる為、自分の言葉に置き換えながら
【いつ・だれが・どこで・なぜ・何のために・どの様に】を
意識しながら確認をしております。
そうすることにより、ミスを防げるとともにお電話を頂いた方に
傾聴することもできます。

お急ぎや当日中に対応をご希望されることもあり
お電話を受けた後は即メールをお送りできるように準備をします。
お客様とお電話をかけて下さった方お二人ともに満足して頂ける
電話対応ができるように今度も迅速かつ正確を意識しながら
質のいいサービスを提供してまいります。