電話の対応がしっかりしていれば好印象を持っていただけますし、
逆に印象が悪ければそれだけで会社のイメージも悪くなってしまいます。
今回は、電話を受けた際にやってはいけないように気を付けるといいことを紹介します。

■3コール以内に出る
すぐに出たと印象が残るのは、3コール以内と言われています。
かかってきた電話は3コール以内に出ましょう。
(逆に1コールですぐに出るのは相手を驚かせてしまうのでよくないとも言われていますが)
もし4コール以上鳴らしてしまった時は「大変お待たせいたしました。」と、
第一声で言うようにしましょう。

■身内に敬称をつけない
「○○さんいらっしゃいますか」とお電話を受けたとします。
たとえ○○さんが貴方にとって上司にあたる場合でも、
「○○さんは外出しております」や「○○部長は席を外しております」と言ってはいけません。
呼び捨てにして構いませんので、「○○は外出しております」と言いましょう。
また、当然のことですが、丁寧語で話すようにしましょう。
もちろん相手が下請け会社であっても関係ありません。

■はっきりと話す
話し方は人それぞれですが、声のボリュームというより、
一つ一つの言葉をはっきりと発音しましょう。
ぼそぼそ話したりすると聞き取りがしづらい上に、印象も悪くなってしまいます。
また、急いでいるときやイライラしているときでもなるべく声に出ないように気を付けましょう。
落ち着いた明るい声ではっきりと話すように心がけましょう。

■聞き取れなかったことをうろ覚えのままにしない
必ず相手の名前や電話番号を復唱確認してメモをとりましょう。
連絡があったことを伝えるときに、「忘れてしまった」や「多分」ではいけません。
電話の近くにはメモを置いて、
電話を受けるときには必ずメモをとるようにしましょう。

■待たせない
電話をすぐに担当に繋げない場合(別対応しているとき等)、折り返し連絡する旨を案内しましょう。
お電話をかけてらっしゃる方は待っている間も電話代が発生してしまいますし、
保留で待たされている方は、待たせている方の約3倍時間が経過しているように感じる、
といった話もありますので極力待たせてしまう時間は短くするように心がけましょう。