先日、ビジネスマナーの「報告・連絡・相談」いわゆる「ホウレンソウ」についての研修を受けました。普段注意して行っているつもりの「ホウレンソウ」ですが、研修を受けて気付くことが多くありました。

まず、「ホウレンソウ」は「コミュニケーション」であるということ。
ビジネスにおいて円滑なコミュニケーションは欠かせません。同じことを伝えようとしても、話し手(書き手)によって選ぶ言葉や表現、話すテンポやトーンは異なります。どういう伝え方をすれば聞き手(読み手)に正しくわかりやすく伝わるのか。理解、納得、ときには共感していただくために、さまざまな工夫をする必要があります。工夫の方法としては、まず結論(事実)から簡潔に述べる。事実と自分の意見・憶測は分けて報告する。情報ツールはT.P.Oに合わせて使い分ける。曖昧な言葉は使わない、などでした。
自己の「ホウレンソウ」はこれらを満たせているか、振り返る必要があると感じました。
そして、「ホウレンソウ」は迅速かつ正確に行う必要があるということ。もちろんタイミングを見計らう必要はありますが、一人で悩んだり迷ったりしているうちに問題が大きくなってしまうことも多々あります。ミスやトラブルを防ぐためにも、少しでも気になることがあれば勝手に判断せず、小さなことでも聞く。声をかけられるのを待つのではなく、自ら積極的に発信していくことが重要です。先輩や上司と普段から積極的にコミュニケーションを図り、正確かつスムーズに仕事を遂行できるよう心がけねば、と強く感じました。

入社して半年の、まだまだ未熟な私ではありますが、日々真摯に業務に取り組むよう心掛けております。日に日に受電数も増え、受電開始当初と比べると格段に落ち着いて受電ができているな、と感じます。とはいえ時にはイレギュラーなご質問や状況への対応方法にあせってしまう場面もあります。そんな時は、頼れる先輩、上司への「相談」で解決し、知識・経験値が増えていくことが自信へと繋がっております。

ビジネスマナーの「ホウレンソウ」は、「仕事の動脈」や「組織の血液」にたとえられるのだそうです。生命活動にかかわる動脈や血液。ビジネスにおける「ホウレンソウ」がそれほど大事なものである、としっかり頭におきながら、お客様の大切なお電話をお預かりしている身として、過不足の無いご報告ができるよう、普段から迅速かつ正確に意見や情報を「伝える技術」を、まずは社内で磨いていけるよう努力してまいります。