電話となると母国語の日本語でも聞き取りが難しい言葉やイントネーションがあり、対応に苦戦する時があります。英語でのお電話となると、そういった点はさらに難しくなるため、やはり日本語の場合と異なりスムーズな対応が困難な場合があります。
さらに、英語でのお電話はいつ掛ってくるか分からないので咄嗟の切り替えが必要になります。
初めの頃は緊張し相手の方のスピードに圧倒されスムーズにご用件を伺えず思ったように対応が出来ないなど、苦戦する事もありました。しかし、英語でのお電話に対応する数が増えていくなかで日本語のお電話と英語のお電話の違いに気が付きました。それは、英語圏の方の場合、営業のお電話であっても「ストレートに何でも聞いてくる」という事です。
それは、同時に「自信を持ってハッキリ伝えなければならない」という事も意味していました。日本語の受け答えの様に「担当者は不在」とやんわり伝えても、彼らはそれに対して「察して電話を切る」という事はしません。それどころか「名前は？」「何時に戻る？」「部署は？」と畳み掛けてきます。日本語の営業のお電話の場合、担当者の不在を伝えてもあまり突っ込んで聞かれることはなく、すぐに切られる方が多いですが英語圏の方の場合、そこでお電話を切ることはなく、何か情報を得て終えようとします。
しかし、クライアント様からのご指示がなければ弊社からは何もお伝えは出来ませんので、名前や帰社時間等をお答え出来ません。しかし、何もお答え出来ないからと言って口ごもって自信のない対応をしてしまうと、納得して下さいませんので、仮に「帰社時間が未定」としかお伝えが出来ない場合でも、語尾を濁さずにハッキリとした口調で伝える事が必要になります。
自分の英語に自信がない場合や、グイグイ来る海外の営業の方、または至急の対応を望まれている方に対応する際、語尾や口調を意識して対応しなければ、語尾が弱くなってしまい、それが不信感に繋がってしまいます。そのような対応にならない様、私は英語のお電話が掛かってきた際には素早く切り替えるようにし、語尾が弱くならない様に意識をして、いつもよりさらにハッキリとした口調で対応する事を心掛けています。また、相手の方の通話環境が不安定な場合やお話されるスピードが速いなど、お聞き取りが困難な際は、きちんと再度お伺いし聞き取り漏れの無い様に工夫しております。
今後もさらにスムーズな対応が出来る様、様々な工夫をしていきますので、宜しくお願い致します。
