弊社の電話代行では「外出応対」、「応答後転送」というサービスがございます。
応答後転送は、お電話がかかってきましたら内線感覚で、ご契約者様の携帯や事務所にコールし、ご了承を頂けましたらそのまま転送させて頂くというサービスでございます。
外出応対は、「担当者は外出しているため折返します」と伝え、ご契約者様にはメール、もしくはお電話にて受電内容をご連絡させて頂くものです。

この外出応対で一つ、工夫をしていることがございます。
受電内容によって「担当者」、「管理者」、「わかる者」等を使い分けていることです。
具体的にどう分けているのか?と言われると明確に答えることは難しいですし、すべて同じ意味だろうと思われるかもしれません。
ですが、色んな会社様がいらっしゃり、お電話をかけてこられる方も様々です。
その中で「なぜあなたじゃわからないの?担当者からの折返しにまでしなくていいから今答えて」と仰る方もいます。
そうすると「担当者」と伝えるよりは「わかる者が不在なので…」とお伝えする方が「この人ではわからないのね」、「別に担当がいるのね」とよりご理解頂ける気がするのです。

お電話を取っているとその他、臨機応変な対応が求められる場面が多々ございます。
どんな場面でもしっかりとした応対ができるよう、たくさんのお電話を取り、経験を重ねていくことができればと思います。