CUBE電話代行スタッフの奮闘

より良い電話応対の為に

入社して8ヵ月が過ぎ、お電話対応にも慣れてきましたが、
やはり入社した当時の初心の気持ちを忘れることなく、
業務に取り組むことが大事だと実感しています。
慣れてくると、どうしても緊張感がなくなり、ミスがあるかもしれません。

プロの意識を持つ必要があり、その為にはミスをしないという事はもちろんですが、
お客様や契約社様のご要望以上に添える形の対応を目指していきたいと思っています。

会社様の顔として対応させて頂いていますので、
電話対応での印象が、会社のイメージを左右するからです。
今まで以上に好印象な第一声、感じのいい話し方、気持ちのこもった対応で、
お電話を頂いたお客様に電話をして良かったと思って頂けるように努めていきます。

お電話いただいた方と呼吸を合わせる

お電話でお話しをしていると、うまく呼吸があってお話しが出来る方と、
うまく呼吸が合わない方がいらっしゃいます。

私自身、お話しをするのが少々苦手なのですが、
こと電話対応に関しては、その事をいつも以上に実感します。
お話しの上手い方は、上手く私の呼吸に合わせてお話しして下さいます。

ただ、相手の方も同じようにいかない場合、
自分が話そうとするタイミングと相手の方の話そうとするタイミングがかち合い、
うまく話せなくなってしまいます。

そういう時、お客様の呼吸に合わせてお話しが出来るよう、
意識してお話しさせて頂いております。
最初の頃に比べると、かなり出来るようになっているとは思うのですが、
まだなかなかできるようになったと自信を持って言えるほどにはなっておりません。

普段の会話でもですが、呼吸を合わせるのはとても難しいと感じます。
どうしたらうまく呼吸を合わせることが出来るか、常に考えておりますが、
まだまだ勉強する毎日です。
少しずつでも呼吸の合った会話ができるよう、心がけていきたいです。

お電話の受電数

弊社では、たくさんの会社様のお電話をお取りさせて頂いております。
お電話を頂く数もかなり多く、最初は電話のコール数の多さに驚嘆しておりました。

頂いたお電話を都度お受けさせて頂いておりますが、
お電話をお受けして、ご連絡をさせて頂くまでの流れをいかにスムーズに迅速に行うかが、ご対応させて頂く上で重要です。

お電話での応対はもちろん、お電話をお切りした後のご連絡について、
いかに迅速に行う事ができるかで、ご対応できる数が変わって参ります。

先輩方の応対を見ていると、お電話の応対もさることながら、
その後のご連絡についてもスピーディに対応されており、目を見張る限りです。
私自身も最初の頃に比べると早く的確に対応できるようにはなっておりますが、まだまだだなあと感じるばかりです。

より正確に、よりいい応対で、より迅速に。
自分が納得いく対応までは、まだまだ至っておりませんが、
いつかこれだと自信を持って言える対応ができるように、
日々精進していきたいと思います。

道案内の電話対応

弊社では、全国からお電話が掛かってきます。
会社・事務所まで行きたいが道に迷っています、とお電話頂く事もあります。

その際に、事前に頂いている資料などを確認してご案内致しますが、
行った事の無い場所を案内するのはとても難しいです。

言い方は悪いですが、知ったかぶりをしてご説明するしかありません。
目印になる大きな建物を説明したりするのですが、
こちらの資料に無い建物を言わたりすると、全く分りません。

転送が可能な会社様は転送させて頂きますし、
外出対応の会社様は、すぐに折り返しますとお伝えし、急ぎでメール連絡させて頂くか、
緊急の電話連絡が可能な会社様にはコールさせて頂く事もあります。
お約束の時間などもあるかと思いますし、なるべく円滑に対応できるようにしています。

マニュアル通りのみではなく、その時その時で臨機応変に最良の方法で対応できればと思っております。
電話代行会社で迷っている方がいらっしゃれば、是非一度お問い合わせください。

御社専用の電話番号貸し出しオプション

弊社では、固定のお電話番号のご用意をご希望でしたら、
番号をご用意させて頂く事が可能です。
ご用意させて頂ける番号は、050-/06-/03-から始まる番号でございます。

ご契約頂くプランに加えてのオプション対応となる為、
お申込みいただく際は、まず基本のプランをお決め頂く必要がございます。

料金は、基本のプランの料金に加えて、
初回時に保証金10,000円、月額利用料として3,000円、
初回、解約時に工事費として2,000円が発生致します。

サービス開始までは、約1週間程度お日にちを頂きます。
ご契約に際しまして、登記簿謄本、もしくは住民票のコピー(3ヶ月以内のもの)と
ご担当者様の免許証もしくは写真付のパスポートのコピーを
メールもしくはFAXで御提出を頂く必要がございます。
御提出頂きましたら、弊社で簡単な審査をさせて頂き、
審査が通りましたら、契約を進めさせて頂きます。

会社を立ち上げたばかりで固定電話番号がない、
HPの問合せ用に別の電話番号を用意したいなど、
専用電話番号をお申込み頂く方の理由も様々です。
新しい番号を用意して、電話代行も利用したいとお考えの方は、
一度ご検討されてはいかがでしょうか。
専用電話貸し出しオプションのご相談はこちら

CUBEの電話代行ご利用方法のご紹介

営業支援業務会社様のケース~電話代行の使い方その⑤~

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。
会員様の中には、営業支援業務会社の方も多くいらっしゃいます。
お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)
内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、
掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

②外出応対
受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

ご契約時に②の外出応対をお選びいただき、折返しお電話させて頂くよう応対させて頂いた際、
「携帯にお電話します」、「こちらから改めるので結構です」とおっしゃられる場合がございます。

お伺いした内容をそのままお伝えいたしますが、事前にご指示を頂ければ改めて頂ける方にも
お電話番号をお伺いさせて頂くことも可能でございます。
但し、親しげな方や、「直接お電話しますので、結構です」、「ご存知ですので結構です」、
「名刺に記載しておりますのでご存知です」等とお伝えいただけないケースがございますが、
「出先からのご連絡になるかと存じますので、念のため、お電話番号をお教え頂いても宜しいでしょうか?」 と、確認はさせて頂く事も可能でございます。

このようなご指示を事前に頂ければ、追加オプション料金などはいただかずに
対応させていただいております。

印刷会社様のケース~電話代行の使い方その①~

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。
会員様の中には、印刷会社の方も多くいらっしゃいます。
お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)
内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、
掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

②外出応対
受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

打ち合わせ中のお時間が多い方には、②の外出応対をお選びいただくケースが多いです。
その場合、特にご指示がなければ社名・氏名・お電話番号・簡単な用件をお伺いさせて頂きます。
また、御見積ご希望や、どのような流れで進めていくのか等、お客様のご要望内容も簡単にお伺いすることも可能でございます。
事前にご確認させて頂くことで、お客様にお電話する前に確認しておけるので助かるとご好評頂いております。

詳細な用件や、内容の聞き取りが必要な場合は、プランによって対応可否やオプション料金が発生する可能性がある為、
御見積もりを出させて頂きます。
お気軽にお問合せ下さい。

印刷会社様のケース~電話代行の使い方その②~

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。
会員様の中には、印刷会社の方も多くいらっしゃいます。
お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)
内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

②外出応対
受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

基本的には②の外出応対希望ですが、〇〇様や〇〇株式会社様からのお電話は転送して下さい。
また、本日〇時頃に掛けてこられる〇〇様のみ転送して下さい。
至急の場合のみ転送して下さいなどと、予めご指定頂いた方のお電話のみ①の応答後転送という形で内線感覚にてお繋ぎさせて頂き、
掛けてこられたお客様と直接お話して頂く事も可能でございます。

上記のように事前にご指示を頂ければ応対方法をどちらかに固定しないといけないという訳ではなく、組み合わせてご利用頂く事も可能です。
追加オプション料金などはいただかずに対応させていただいております。
(応答後転送の場合、通話料が実費で発生いたします)

印刷会社様のケース~電話代行の使い方その③~

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。
会員様の中には、印刷会社の方も多くいらっしゃいます。
お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)
内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、
掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

②外出応対
受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

基本的には①の応答後転送希望ですが、○時~○時までは、客先にて打ち合わせ中の為、転送しないでください。
指示した打ち合わせ中の時間でも○○様からのお電話のみ転送して下さい。
など、詳しいご指示を事前に頂けましたら、対応させて頂きます。
また、本日〇時頃に掛けてこられる〇〇様のみ転送して下さい等と、予めご指定頂いた方の
お電話のみを応答後転送という形で内線感覚にてお繋ぎさせて頂き、 掛けてこられたお客様と直接お話し頂く事も可能でございます。

このようなご指示を事前に頂ければ、追加料金などはいただかずに対応させていただいております。
(応答後転送の場合、通話料が実費で発生いたします)

印刷会社様のケース~電話代行の使い方その④~

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。
会員様の中には、印刷会社の方も多くいらっしゃいます。
お電話をお取りした際、通常は社名・氏名(名字)をお伺いし報告させて頂きます。

しかし、印刷会社宛のお電話は個人の方もいらっしゃるかと思います。
同じ名字の方も多くいらっしゃる為、名字だけでは個人を特定できないケースがございます。
田中様や鈴木様、佐藤様等、 非常に多い名字の方ですと、どちらの田中様からお電話頂いたのか判断できず、
ご用件を再度伺うなどお客様にご迷惑をお掛けしてしまう可能性や、別の田中様へ連絡してしまい、
かけて来られた田中様からは「ご連絡頂けない」等とクレームになり、会員様の信頼問題にも成り得てしまうことがあります。
その為、ご指示をいただければフルネームでお名前をお伺いすることも可能でございます。

但し、親しげな方など下の名をお伺いする事が難しい場合や、「ご存知ですので結構です」、
「苗字しかお伝えしていないので結構です」等とお伝えいただけないケースがございますが、出来る限り対応させて頂きます。

このようなご指示を事前に頂ければ、追加オプション料金などはいただかずに
対応させていただいております。

印刷会社様のケース~電話代行の使い方その⑤~

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。
会員様の中には、印刷会社の方も多くいらっしゃいます。
お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)
内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、
掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

②外出応対
受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

ご契約時に②の外出応対をお選びいただき、折返しお電話させて頂くよう応対させて頂いた際、
「携帯にお電話します」、「こちらから改めるので結構です」とおっしゃられる場合がございます。

お伺いした内容をそのままお伝えいたしますが、事前にご指示を頂ければ改めて頂ける方にも
お電話番号をお伺いさせて頂くことも可能でございます。
但し、親しげな方や、「直接お電話しますので、結構です」、「ご存知ですので結構です」、
「名刺に記載しておりますのでご存知です」等とお伝えいただけないケースがございますが、
「出先からのご連絡になるかと存じますので、念のため、お電話番号をお教え頂いても宜しいでしょうか?」 と、
確認はさせて頂く事も可能でございます。

このようなご指示を事前に頂ければ、追加オプション料金などはいただかずに対応させていただいております。

ぜひお電話でお問合せください。
ご相談は、下記より平日9時~18時でお待ちしております。
0120-888-108

お忙しい方はメールフォームからも受付中
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