【 ノベルティ製作会社様のケース② 】

<< 応答後転送を利用される場合~その①~ >>

弊社をご利用いただいている会社様には様々な業種の方がいらっしゃり、
その中には、ノベルティ製作をされている会社様がいらっしゃいます。
ノベルティ製作会社様の元へかかってくるお電話内容は、
新規依頼のお電話や、既存の方とのやり取りのお電話、問い合わせのお電話などがあるかと思います。

基本の応対方法としまして、
応答後転送/外出応対の2パターンがございます。

今回は、応答後転送の流れをお話させていただきます。
応答後転送とは、
弊社にて受電したお電話を内線感覚でお客様へお繋ぎするサービスの事です。

まず、電話代行スタッフにて電話を受電します。
・お名前
・ご用件
をお伺いし、お客様の元へ転送させていただきます。

転送までに必要な聞き取り項目が他に何かある場合、
ご相談いただけましたら、ご希望いただきました聞き取り項目をお伺いした後に転送させていただく事も可能となっております。
※プランによっては、追加に別途料金が発生する場合がございます。

コールさせていただいた際、
ご不在で電話に出られないという場合もあるかと思います。
その際は、外出応対とさせていただき、
後程、受電内容をメールにてご連絡させていただきます。

また、コールに出ていただけた際でも、
間もなく電車に乗る所であったり、打ち合わせ中であったりなど、
そのまま電話に出て対応する事が難しい場合もあるかと思います。
そういった場合、その旨をお伝えいただけましたらお客様へ転送せず、
再度電話代行スタッフにてご対応させていただく事も可能でございます。
その際も同じく、外出応対とさせていただく形となります。
転送させていただいた際に、
「後でこちらから折り返すと伝えて下さい。」などご指示いただきましたら、
その旨をお伝えさせていただく事も可能ですので、お気軽にご伝言下さい。
お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、
お気軽にお問合せ下さい。

【 ノベルティ製作会社様のケース③ 】

<< 応答後転送を利用される場合~その②~ >>

弊社をご利用いただいている会社様には様々な業種の方がいらっしゃり、
その中には、ノベルティ製作をされている会社様がいらっしゃいます。
ノベルティ製作会社様の元へかかってくるお電話内容は、
新規依頼のお電話や、既存の方とのやり取りのお電話、問い合わせのお電話などがあるかと思います。

前回、応答後転送の簡単な流れをご説明させていただきました。
応答後転送には、
① 全ての内容をお1人様へ転送する。
② 適切な方(各担当者)へ転送する。
といった2パターンの方法が挙げられます。

お客様が業務を円滑に進められるよう、
ご希望・ご要望に適うよう対応させていただいております。

標準プランをご希望の方に関しましては、
プラン内にて①・②のどちらかをお選びいただく事が可能となっております。
ライトプランをご希望の方に関しましては、登録可能な番号が1名様分となる為、
プラン内にて可能である対応方法は①のみとなります。

ライトプランをご希望で、かつ②の方法をご希望の方に関しましては、
別途オプション追加により②の方法をお選びいただく事も可能でございます。
お問い合わせの際やご契約の際にご相談いただけましたら、
料金や各オプションの詳細などもご案内させていただきます。
お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、
お気軽にお問合せ下さい。

【 ノベルティ製作会社様のケース④ 】

<< 外出応対を利用される場合~その①~ >>

弊社をご利用いただいている会社様には様々な業種の方がいらっしゃり、
その中には、ノベルティ製作をされている会社様がいらっしゃいます。
ノベルティ製作会社様の元へかかってくるお電話内容は、
新規依頼のお電話や、既存の方とのやり取りのお電話、問い合わせのお電話などがあるかと思います。

基本の応対方法としまして、
応答後転送/外出応対の2パターンがございます。

前回、応答後転送の流れをお話しましたので、
今回は、外出応対についてのご案内をさせていただきます。

外出応対の場合、お客様が実際に社内にいる/いないに問わず、
全てのお電話に関して「只今、外出しております。」と対応させていただいております。
・名前
・電話番号
・用件
をお伺いし、折り返しまたはご伝言として承り、
その受電内容をお客様へメールにてご連絡させていただきます。

基本的には「外出しております。」と返答させていただいていますが、
「席を外しております。」と対応して欲しい、などと何かご希望がございましたら変更することも可能となっております。
ご希望のフレーズがございましたら、お気軽にお申し付け下さいませ。
お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、
お気軽にお問合せ下さい。

【 ノベルティ製作会社様のケース⑤ 】

<< 外出応対を利用される場合~その②~ >>

弊社をご利用いただいている会社様には様々な業種の方がいらっしゃり、
その中には、ノベルティ製作をされている会社様がいらっしゃいます。
ノベルティ製作会社様の元へかかってくるお電話内容は、
新規依頼のお電話や、既存の方とのやり取りのお電話、問い合わせのお電話などがあるかと思います。

前回、外出応対の基本的な流れをご説明させていただきました。
基本的には名前・電話番号・用件をお伺いし、
担当者より折り返しのご対応とさせていただく形となります。

上記聞き取り項目以外で、予め聞いておくべき項目がある場合、
ご要望いただきましたらその項目も共にお伺いし、後程メールにてご連絡させていただきます。
単純な内容であればプラン内で対応可能となっておりますが、
住所やアドレスの聞き取りなど、内容によっては別途料金が発生する場合がございます。
※ライトプランをご希望の場合は、
聞き取り項目が名前・電話番号・用件の3項目のみとなっている為、
追加項目がある際は、別途お見積という形になります。

詳細をお伝えいただければ、ご相談の上簡単な見積りもお出しさせていただきます。
お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、
お気軽にお問合せ下さい。

【 ノベルティ製作会社様のケース⑥ 】

<< 営業電話の対応について >>

弊社をご利用いただいている会社様には様々な業種の方がいらっしゃり、
その中には、ノベルティ製作をされている会社様がいらっしゃいます。
ノベルティ製作会社様の元へかかってくるお電話内容は、
新規依頼のお電話や、既存の方とのやり取りのお電話、問い合わせのお電話などがあるかと思います。

お客様の元へかかってくるお電話は、やり取りがある方からだけでなく、
営業内容のお電話も数多くかかってきます。
不必要な営業に対してのメール(電話)連絡や転送コールは、
確認が手間となり、仕事の妨げにもなるかと思います。

弊社では、明らかな営業のお電話に関してはこちらで処理し、
コールカウントから省かせていただいております。
但し、以前からやり取りをしていたような巧みな口調の営業電話も多くあり、
こちらでは営業かどうかの判断が出来かねる場合もございます。
そういった場合、応答後転送をご指定されている会社様へは、
確認の為に一度コールさせていただき、営業であるかどうかをお伺いすることもございます。
その際に、営業であるとご回答いただけましたらお繋ぎせず、
再度電話代行スタッフにて対応し、営業として処理させていただきます。

営業と確認が取れた会社に関しては、スタッフ間で情報を共有し、
今後いかなる巧みな営業電話が入った場合でも、お繋ぎしないよう致します。

また、外出応対をご指定されている会社様へは、折り返し対応にはせずに、会社名・電話番号・ご用件をお伺いし、
報告のご連絡をさせていただく際に、営業かどうかの確認をさせていただいております。
(※お手数ではございますが、営業の場合はご返信の程をお願いしております。)
営業とのご返答いただけましたら、営業としてカウントさせていただき、
今後お繋ぎしないよう致します。
お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、
お気軽にお問合せ下さい。

【 通訳サービス会社様のケース④ 】

<< お名前フルネームのお聞き取りをご希望の場合 >>

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。
会員様の中には、通訳サービス会社の方も多くいらっしゃいます。
お電話をお取りした際、通常は社名・氏名(名字)をお伺いし報告させて頂きます。
しかし、通訳サービス会社様宛のお電話は個人の方もいらっしゃるかと思います。

同じ名字の方も多くいらっしゃる為、名字だけでは個人を特定できないケースがございます。
田中様や鈴木様、佐藤様等、 非常に多い名字の方ですと、どちらの田中様から
お電話頂いたのか判断できず、ご用件を再度伺うなどお客様にご迷惑を
お掛けしてしまう可能性や、別の田中様へ連絡してしまい、かけて来られた
田中様からは「ご連絡頂けない」等とクレームになり、会員様の信頼問題にも
成り得てしまうことがあります。

その為、ご指示をいただければフルネームでお名前をお伺いすることも可能でございます。
但し、親しげな方など下の名をお伺いする事が難しい場合や、「ご存知ですので結構です」、
「苗字しかお伝えしていないので結構です」等とお伝えいただけないケースがございますが、出来る限り対応させて頂きます。
このようなご指示を事前に頂ければ、追加オプション料金などはいただかずに
対応させていただいております。

【 通訳サービス会社様のケース⑤ 】

<< 「改めます」と仰る方でも、聞取りしてほしい項目がある場合 >>

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。
会員様の中には、通訳サービス会社の方も多くいらっしゃいます。
お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)
内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、
掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

②外出応対
受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

ご契約時に②の外出応対をお選びいただき、折返しお電話させて頂くよう応対させて頂いた際、
「携帯にお電話します」、「こちらから改めるので結構です」とおっしゃられる場合がございます。
お伺いした内容をそのままお伝えいたしますが、事前にご指示を頂ければ改めて頂ける方にも
お電話番号をお伺いさせて頂くことも可能でございます。

但し、親しげな方や、「直接お電話しますので、結構です」、「ご存知ですので結構です」、
「名刺に記載しておりますのでご存知です」等とお伝えいただけないケースがございますが、
「出先からのご連絡になるかと存じますので、念のため、お電話番号をお教え頂いても宜しいでしょうか?」 と、確認はさせて頂く事も可能でございます。
このようなご指示を事前に頂ければ、追加オプション料金などはいただかずに対応させていただいております。

【 営業支援業務会社様のケース① 】

<< ご対応方法とご対応の流れについて >>

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。
会員様の中には、営業支援業務会社の方も多くいらっしゃいます。
お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)
内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、
掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

②外出応対
受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

打ち合わせ中のお時間が多い方には、②の外出応対をお選びいただくケースが多いです。
その場合、特にご指示がなければ社名・氏名・お電話番号・簡単な用件をお伺いさせて頂きます。

また、御見積ご希望や、どのような流れで進めていくのか等、
お客様のご要望内容も簡単にお伺いすることも可能でございます。
事前にご確認させて頂くことで、
お客様にお電話する前に確認しておけるので助かるとご好評頂いております。
詳細な用件や、内容の聞き取りが必要な場合は、
プランによって対応可否やオプション料金が発生する可能性がある為、
御見積もりを出させて頂きます。
お気軽にお問合せ下さい。

【 営業支援業務会社様のケース② 】

<< 特定の方のみ応答後転送ご希望の場合 >>

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。
会員様の中には、営業支援業務会社の方も多くいらっしゃいます。
お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)
内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、
掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

②外出応対
受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

基本的には②の外出応対希望ですが、〇〇様や〇〇株式会社様からのお電話は転送して下さい。
また、本日〇時頃に掛けてこられる〇〇様のみ転送して下さい。
至急の場合のみ転送して下さいなどと、予めご指定頂いた方のお電話のみ①の応答後転送という形で
内線感覚にてお繋ぎさせて頂き、 掛けてこられたお客様と直接お話して頂く事も可能でございます。

上記のように事前にご指示を頂ければ応対方法をどちらかに固定しないといけないという訳ではなく、
組み合わせてご利用頂く事も可能です。
追加オプション料金などはいただかずに対応させていただいております。
(応答後転送の場合、通話料が実費で発生いたします)

【 営業支援業務会社様のケース③ 】

<< その日のスケジュールによって外出応対と応答後転送を使い分ける場合 >>

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。
会員様の中には、営業支援業務会社の方も多くいらっしゃいます。
お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)
内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、
掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

②外出応対
受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

基本的には①の応答後転送希望ですが、○時~○時までは、客先にて打ち合わせ中の為、転送しないでください。
指示した打ち合わせ中の時間でも○○様からのお電話のみ転送して下さい。
など、詳しいご指示を事前に頂けましたら、対応させて頂きます。
また、本日〇時頃に掛けてこられる〇〇様のみ転送して下さい等と、予めご指定頂いた方の
お電話のみを応答後転送という形で内線感覚にてお繋ぎさせて頂き、 掛けてこられたお客様と
直接お話し頂く事も可能でございます。

このようなご指示を事前に頂ければ、追加料金などはいただかずに対応させていただいております。
(応答後転送の場合、通話料が実費で発生いたします)

【 営業支援業務会社様のケース④ 】

<< お名前フルネームのお聞き取りをご希望の場合 >>

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。
会員様の中には、営業支援業務会社の方も多くいらっしゃいます。
お電話をお取りした際、通常は社名・氏名(名字)をお伺いし報告させて頂きます。
しかし、営業支援業務会社宛のお電話は開業前の個人の方もいらっしゃるかと思います。

同じ名字の方も多くいらっしゃる為、名字だけでは個人を特定できないケースがございます。
田中様や鈴木様、佐藤様等、 非常に多い名字の方ですと、どちらの田中様から
お電話頂いたのか判断できず、ご用件を再度伺うなどお客様にご迷惑をお掛けしてしまう可能性や、
別の田中様へ連絡してしまい、かけて来られた田中様からは「ご連絡頂けない」等とクレームになり、
会員様の信頼問題にも成り得てしまうことがあります。

その為、ご指示をいただければフルネームでお名前をお伺いすることも可能でございます。
但し、親しげな方など下の名をお伺いする事が難しい場合や、「ご存知ですので結構です」、
「苗字しかお伝えしていないので結構です」等とお伝えいただけないケースがございますが、出来る限り対応させて頂きます。
このようなご指示を事前に頂ければ、追加オプション料金などはいただかずに対応させていただいております。