【 電話対応にお困りの方へ 】

弊社でご利用頂いているお客様には、
電話の対応に困り果てて、問合せ頂く方も多くいらっしゃいます。
中には忙しい時期になると電話の対応もできないくらいの状況にもかかわらず、
電話が鳴りっぱなしの状態でいっぱいいっぱいになられている方もいらっしゃいます。

鳴っている電話が、ほとんどならない状況を考えてみましょう。
電話が鳴らないことによってどのくらいの仕事ができるでしょうか。
精神的にも楽になり、仕事の効率もかなりあがるのではないでしょうか。

電話代行というサービスは、代わりにお電話をお受けする事で、
会社様の利益になるようにご利用頂くサービスでございます。
もちろん、場合によっては御対応頂かなければならない場合もございますが、
常に電話を受け続ける事を考えたら、格段に負担は減少します。

また、ご指示頂いた内容に沿ってご対応させて頂く事で、
ある程度の規律が保たれますので、
お電話頂いた方も安心して対応を待つことが出来ます。
実際に電話代行を利用されることで、お電話頂く回数が減った会社様もございます。
お電話の対応にお困りではありませんか。
お困りでございましたら、ぜひ一度ご検討してみて下さい。

【 お電話頂いた際のご対応方法 】

お申込みを頂きましたら、お電話をお受けさせて頂く上で、
どのようにご対応をさせて頂くか、
確認をさせて頂くための登録データを作成して頂きます。

基本応対は外出応対で、○○についてお問合せを頂いた場合は転送してほしいなど、
その際にご記載頂きましたら、確認をさせて頂き、可能な限りご対応させて頂きます。
詳細のご対応について、不明点がございましたらご担当者様に確認を取らせて頂きます。

そこでお話しをさせて頂いた上で、
最終的にどのようなご対応をさせて頂くかを決定致します。
実際は対応してもらえないのではないかなど、
不安に思われる方もいらっしゃるかと思いますが、
当社はそういったことはございません。

事前に確認をさせて頂いた上でサービスを開始させて頂きます。
出来る限りお力添えが出来ればと考えておりますので、
お気軽にお問合せ下さいませ。

【 お電話頂く方に応じた応対方法 】

お問い合わせ頂くお客様からは、
お電話頂くお客様によって、応対方法を変更して欲しいとご希望を頂く事がございます。
弊社では、プラン内でそういったご要望に関しても対応させて頂いております。

同じお電話であっても、
取引先様、お客様、求人のご応募など、お電話頂く方は様々です。

・取引先様 … 急ぎで確認が必要な場合もあるので電話を転送
・お客様 … 状況を確認してから連絡したいので、折り返し
・求人の応募 … お名前(フルネーム)・年齢・連絡先を聞いて担当より折り返し

このように、ご指定頂ければお電話頂いた方に応じて対応を変更させて頂きます。

もちろん、営業のお電話はお断りさせて頂き、コール数のカウントから外させて頂きます。
同じお電話番号であっても、いろいろなお電話があり、
電話自体もとる事がままならないため、対応に困っているとお困りではありませんか。
ご希望がございましたら、出来る限りお力になれればと考えておりますので、ぜひ一度ご検討下さいませ。

【 電話での注文受付応対について 】

ネットショップを運営されている会社様では、
お電話でのご注文を承っている会社様もございます。

ご希望の商品・名前・住所・電話番号・支払方法をお伺いし、
メールでご連絡させて頂いております。(※1件あたりの費用が発生致します)

お聴き取りさせて頂く項目の数によって料金が変わって参りますので、
料金をお安くしたい方は、折り返しの対応をし、
担当の方からご連絡をさせて頂く対応をさせて頂いている会社様もございます。
この場合はお名前・電話番号をお伺いし、折り返しの対応をさせて頂きます。

また、逆に電話での注文を一切受けない会社様もございます。
お問合せ窓口としてご利用頂いている会社様で、
お電話での注文希望のお客様よりお電話を頂いた際は、
お電話での注文は受付していない旨をお伝えし、
規定の方法でご注文頂けるようにご案内させて頂きます。

ご注文を受ける受けないは会社様のお考えによって変わって参りますが、
出来る限りお客様のご希望に沿った内容でご対応出来ればと考えております。
ご希望がございましたらお気軽にお問合せ下さいませ。

【 電話番号のご案内について 】

お電話頂いた際に、ご契約頂いている会社様の事業所宛、
もしくは支社宛にお電話頂く事がございます。
通常のご対応ですと、確認の上、ご連絡させて頂くと折返しでのご対応になります。
ですが、事前にそのようなお電話があるとご連絡を頂いておりましたら、
事業所様、支社様のお電話番号をお教え頂く事によって、ご案内させて頂く事が可能です。

事業所様、支社様宛にお電話頂いた場合は、
お電話頂いている会社が別の事業所・支社である為、
該当の事業所、支社様に御連絡頂けるようにお伝えした上で、
御連絡頂いているお電話番号をご案内させて頂きます。

他の電話代行会社様では、
お安いプランではご案内は出来ないと言われたという方もいらっしゃいますが、
弊社ではライトプランでも、ご連絡頂けましたらご対応させて頂く事が可能です。

その他、これは対応してもらえるのか、
ここはどうなのだろうなど、ご不明点がございましたら、
お気軽にお問合せ下さいませ。

【 電話をかける 】

電話代行という職種ではございますが、弊社が取り扱っているのは『受電業務』です。
ですが、実際に契約をしていただく際、
また、電話でご連絡させて頂く際は、お電話をかけさせて頂きます。
お電話を受ける事に関しては、数をこなしている分、
出来ないなりにも、ある程度は出来るようにはなっておりますが、
かけるという事に関しては、まだ難しいと感じてしまいます。

実際に初めてお電話をかけさせて頂く際は、とても緊張します。
かける前は落ち着いていても、コール音を聞くことで、焦ってしまい、
電話が繋がった時には早口でお伝えしてしまう事もございます。
ただ、初めてお話しするお客様にとっては、
電話代行を依頼しようとしている会社の電話対応を、
まさに、こちらからかけるお電話で初めて聞くことになるので、
その時の印象が悪くならないように注意しなければなりません。
お電話を受ける上ではもちろん、かける上でも、
気持ちよくお切り頂けるよう、日々試行錯誤しております。

【 CUBEの電話代行ご利用方法のご紹介① 】

<< 運送業や運搬業様のケース~その①~ >>

電話代行とは、
お客様の変わりに電話応対をさせていただくサービスです。
弊社をご利用されているお客様は様々な業種の方がいらっしゃり、
中には、運送業や運搬業といった業種の方も多くいらっしゃいます。

少人数の為電話に出る手がない、運搬・運送にて皆出てしまう為事務所不在となり電話を取る者がいなくなってしまう場合など、
弊社の電話代行サービスをご利用いただいております。

お電話があった際の応対方法は、“外出応対”と“応答後転送”のどちらかよりお選びいただき、
お客様のご要望に沿ってご対応させていただいています。

外出応対の場合、名前・電話番号・用件、その他ご要望いただきました内容をお伺いし、
折り返し対応をした後に、メールまたは電話にてご連絡致します。

応答後転送の場合、名前・用件、その他ご要望いただきました内容をお伺いし、
転送コールさせていただき、そのままお繋ぎさせていただきます。
転送コールした際、電話に出になられなかった場合は、
外出応対と同じ流れにて応対させていただきます。
お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、
お気軽にお問合せ下さい。

【 CUBEの電話代行ご利用方法のご紹介② 】

<< 運送業や運搬業様のケース~その②~ >>

弊社をご利用されているお客様は様々な業種の方がいらっしゃり、
中には、運送業や運搬業といった業種の方も多くいらっしゃいます。

大半のお電話は、荷物の運搬依頼となります。
お電話があった際には、
・会社名
・名前
・用件(場所など。)
・電話番号
をお伺いさせていただいております。

転送可能の場合は、コールさせていただいたきお繋ぎするのですが、
転送出来なかった場合や外出応対の場合は、折り返し対応となります。

その際に、「いつ・何時頃に・どこの荷物を運んで欲しい」といった内容に対して、
弊社スタッフにて勝手に判断し、承諾することは致しかねる為、
可能かどうかの旨を担当者より折り返しお電話させていただく形にて、ご対応させていただいています。

上記は、基本的な対応です。
「かかってきた用件を全て承諾しても良い。」といったようなご指示があれば、
こちらのお電話にて承諾させていただき、その旨をメールまたは電話にてご連絡させていただきます。
お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、
お気軽にお問合せ下さい。

【 CUBEの電話代行ご利用方法のご紹介③ 】

<< 運送業や運搬業様のケース~その③~ >>

弊社をご利用されているお客様は様々な業種の方がいらっしゃり、
中には、運送業や運搬業といった業種の方も多くいらっしゃいます。

運搬依頼のお電話が入り、
応答後転送をご希望の場合は、コールをさせていただきます。
転送コールに出ていただいた際に、
運転中であったり、手が離せず電話を代われないといった場合もあるかと思います。

“コールには出たが電話の対応は今出来ない”といった場合、
こちらの旨をお伝えいただきましたら、
電話をお繋ぎせずに再度代行スタッフにて対応させていただくことも可能でございます。

コールさせていただいた際に、
・「こちらから折り返すと言って下さい。」
・「○時以降に電話すると言って下さい。」
・「外出中とだけ伝えて下さい。」
・「○○○と伝えて下さい。」(質問への簡単な返答など。)
など、お電話口様への対応方法をお伝えいただければ、
ご指示いただいた内容にて対応させていただき、その受電内容をメールにてご連絡させていただきます。

お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、
お気軽にお問合せ下さい。