【 電話応対の重要性 】

先日道を歩いている際に、道の端に寄り、
一生懸命、携帯でお話されている方がいらっしゃいました。
どうやら重要な取引先のような感じで、
鞄から資料を出して『少々お待ち下さい』と焦っていらっしゃる様子でした。
逃せない電話だったようですね。

重要な取引先、新規の問い合わせ等、逃せない電話は、多くあると思います。
しかし、そんな電話を出先や外でとる事によって、お待たせしてしまったり、
外の騒音等で、決して相手の方にも、印象は良いものではありません。

電話で困っているからといって社員を雇うには、
給料・賞与・採用募集費用・研修費用・生命保険料・損害保険料・諸会費等々、
コストが掛り過ぎます。

そんな矛盾やお困り事を解決できるのが、電話代行です。
安心して電話を任せて外出でき、電話があれば、即時電話やメールで連絡がきます。
用件も把握できて、事前に準備等を用意して、折り返し電話する事が可能です。
そんな電話応対でお困りの際は是非、電話代行をご検討されてはいかがでしょう。

【 電話応対に対する苦手意識 】

プライベートでの電話は何とも思わないのに、
ビジネスでの電話応対が、苦手な方はいらっしゃいませんか。

実は、近年ビジネスでの電話応対に苦手意識を持っている方は、
急激に増えてきていると言われています。

電話は、相手の表情や態度を見ることが出来ないコミュニケーションツールです。
そのため、不安な気持ちになることから、電話でのコミュニケーションは、
実は、非常に難しいとされています。

例えば、言葉がなかなか出てこなくて詰まってしまうこと、
聞くことに集中しすぎて、メモを取ることを忘れてしまうことはありませんか。
更には、電話を切ったあとに、手元に何も残っていなくて、
さっきの電話内容を忘れてしまった、という事態を招くこともあります。

特に、お相手が重要な取引先の方であった場合、大変失礼にあたりますよね。
私たちCUBE電話代行サービスは、御社の社員の一員として、
更には、会社の顔としての電話接客を心掛けて、業務に取り組んでおります。

ただ単に、伝言をお預かりするだけではなく、
お電話をかけてこられた方、お一人おひとりの方のお気持ちをお預かりし、
正確・丁寧かつ迅速にお伝えさせていただきます。

トータルビジネスサービスを展開するCUBEでは、
あなたのことだけではなく、あなたが大切にされていらっしゃるお客様のことも考えて、
電話代行業務に携わらせていただいております。

もしも、ビジネスでの電話に多少なりとも不安がございましたら、
一度、CUBE電話代行サービスにお問い合わせください。
笑声で、あなたのお電話をお待ちしております。

【 電話での正しい敬語 】

社会に出れば、ビジネスシーンで電話を取る事が、必ずあると思います。
その電話応対の際に、どのように話せば良いか分からない、
相手の応対に違和感があった等の経験が、一度はあると思います。

よくある状況を以下に記載してみました。
適切な言い方の確認をしていきましょう。

■相手の声が聞こえにくい。
『すみません、お声が小さく聞き取れません。』
 ⇒聞こえにくいのを『声が小さい』と言うと、相手の責任にしている。
  正しくは、『申し訳ございません。お電話が少々遠いようです。』

■担当者が外出していて、戻り時間が分からない。
『すみません、(戻り時間は)伺っておりませんので、分かりかねます。』
 ⇒これでは、身内に対し、尊敬表現になっている。
  正しくは、『申し訳ございません。戻り時間は聞いておらず、分かりかねます。』

■課長に『明日電話する』と取引先の方に伝えといて、と言われた。
『課長が、明日連絡すると伝えるようにとおっしゃっていました。』
 ⇒『おっしゃった』は、身内に対する尊敬語なので、不適切。
  正しくは、『課長の○○が、明日ご連絡を差し上げると申しておりました。』

■何時頃が良いか、相手に聞く時。
『何時頃が、都合が良いですか。』
 ⇒相手の都合に合わせるので「ご」を付ける。良いですかも丁寧語に。
 正しくは、『何時頃でしたら、ご都合が宜しいでしょうか。』

■担当が休んでいる時。
『本日○○は、お休みを頂いております。』
⇒自分の会社の社員の事なので、「お」は付けない。
 正しくは、『申し訳ございません。本日○○は、休ませて頂いております。』

上記に記載した、担当が休みの際の言い方は、
私は教えてもらうまで、間違いだとは気付いていませんでした。
電話応対の際には、綺麗な正しい日本語で応対をしたいですね。

【 電話の印象 】

私事ですが、先日、某旅行代理店で旅行を予約しました。
支払伝票が届き、支払期日までに払わないとキャンセルされてしまうとの事でした。

しかし、期日直前になっても伝票が届かず、問い合わせセンターに電話しました。
すると、とても丁寧な応対で『では、期日を変更したものを本日発送致します。』
と即時応対してくれ、とても安心する事ができました。

もし、この応対がとても頼りない応対だったとすると、
旅行まで不安になっていたかもしません。
今回の出来事で、電話の印象で内容とは関係ないサービスの印象まで決まってしまうと実感しました。

まず、電話に出るまでのコール数、出た時の応対の元気さ・印象、応対の速さ、
その後、応対されているか(報告されているか)。
これらの全てにおいて、1つでも欠けていると完璧な応対ではありません。

電話を受けている者として、全てを完璧に行ない、
更に、今まで以上の良い印象を与えられるよう心がけて応対したいと、
改めて心にとめて、応対したいと思います。

【 電話代行の必要性 】

電話代行の必要性を考えてみます。

会社宛にかかってくる営業や間違い電話の全てに対応していては、
大切な業務に支障が出る可能性もあります。
怪しい内容のお電話や間違い電話も、少なくありません。

しかし、間違い電話の多い会社の場合、
「また間違いだろう」と思い電話に出ると、実は、大事な取引先という場合もあります。

その場合、相手先の方に不愉快な思いをさせてしまうこともあります。
このようなことにならないように、私たちが代わりにお電話対応することで、
常に、大事な取引先様や新規のお客様に対応していただくことが可能です。

また、メールにて電話内容を報告することにより、出先にいても内容を確認出来たり、
書面にて、電話番号等を残すこともできます。
電話代行を利用することにより、業務がスムーズに進むのではないかと思います。

【 お仕事をよりスムーズに効率的に 】

お客様の中には、電話会社の転送サービスを利用して、自分の携帯に転送している方もいらっしゃいます。
ですが、電波の届かないところにいる、大事な商談中、
その他、どうしても電話が取れない場面が出てくると思います。

そこで活用していただきたいのが、電話代行サービスです。
電話代行とは、ご契約者様の会社名でお電話を取り、
御社の従業員として、代わりに電話応対をさせていただくサービスです。

「担当者は今、外出しています。」という外出応対をしたり、
「○時まで会議の予定ですので、後ほど折り返す様お伝えします。」とお答えし、
更に、先方のお名前や折り返しの番号をお聞き取りすることが可能です。

外出応対にした後は、随時メールか電話でご担当者様にご連絡しますので、
どんなお客様がお電話をかけてこられたのか、すぐに分かります。
メールで連絡をもらえば、電話中に手元にメモがなくて連絡先が控えられない…と、
困ることもありません。

また、いつも「折り返します。」とお答えするだけでは、不都合な場合もあります。
緊急や大事な得意先様からのお電話は、すぐに対応したい!!ということもありますよね。

そんな時は、お客様からのお電話を、そのまま内線感覚でご契約者様の携帯にお繋ぎする事もできます。
まるで事務員が電話を取って、同じ社内にいる担当者にお電話を替わった、と思って頂く事ができるのです。

その他にも、CUBEの電話代行サービスでは、
求人受付やネットショップの注文受付など、ご契約者様のご希望に合わせて、
臨機応変に対応させていただくことが可能です。
サービス内容や応対方法、お値段は様々ですので、ご希望のご対応方法をお気軽にご相談ください。

【 電話代行会社を選ぶポイント 】

電話代行会社を選ぶ際に大切なことは、いくつかあります。

まず、「基本料金」に注目してみましょう。
基本料金内のサービスに、どのようなサービスが含まれているか、ということです。

CUBEの電話代行サービスには、
【受電⇒応対⇒受電内容報告】というサービスが、含まれています。
つまり、事務所で事務員さんが電話を取るのと同じ対応をさせていただいています。

電話代行会社によっては、【受電⇒応対】までが基本料金内で、
そのあとの【受電内容報告】は、オプションで1件○○円という場合もあります。
【受電内容報告】が、一番大切なんですけどね・・・。

いくら基本料金が安くても、なんでもオプション・オプション・オプション・・・
という風になってしまうと、意味がありません
 
もちろん、CUBEでも特殊な電話応対をさせていただく場合や、
追加で対応等のご希望があれば、別途オプション料金をご提示させていただいております。 
ですが、月々の会費のお支払いが、基本料金のみで済んでいる!!というお客様も、
たくさんいらっしゃいます。
それは、基本プラン内に、通常必要になるサービスが全て含まれているからなのです。

CUBEの一番お安いプランは、月額10000円なので、
ひと月、たった10000円で、電話応対を任せていただけるのです。
事務員さんを一人雇うよりも、ずっとお安く済みますよね。

安いから、それなりの対応をされてしまうのでは・・・と、
懸念される方もいらっしゃるかもしれません。
もし、そんな懸念がありましたら、ぜひCUBEにお問合せのお電話をかけてみてください。
CUBEでは、実際に受電応対しているスタッフが、お問合せも受けております。
お問合せいただいた際、ご自分が感じられた印象が、そのまま会社に与えるイメージに繋がるのです。

次に大切なのは、本当に必要なサービスか、ということです。

例えば、HPに下記のように記載している会社があります。

『バイリンガルスタッフがいます!!』
『英語のお電話もご対応可能です!!』

確かに、『バイリンガルのスタッフがいる』というのは、ステキな響きです。
ですが、それをウリにしているバーチャルオフィスや電話代行は、
一般的なものよりも、会費が高い場合が多いです。

A社とB社があるとしましょう。
A社の方が、1万円会費が高い。
A社とB社、2つのバーチャルオフィスの違いは、
A社の方には、『バイリンガルのスタッフがいる』という点だけ。

もし、あなたの会社が、外国人との取引きが多く、
英語でのお電話がたくさんかかってくるなら、A社のサービスは助かるものでしょう。
外に出ていても、代わりにお電話を取って対応してもらえます。
あなたのお仕事を、きっと後押ししてくれるでしょう。

ですが、もし、あなたの会社には、外国人からの電話は、ほとんどかかってこない。
かかってきても日本語が喋れるので、日本語での対応でも大丈夫、という場合は、
B社のサービスで、充分事足りますよね。

A社で契約すると、反対に必要のないバイリンガルスタッフのサービスに、
1万円を払うことになり、無駄な出費が増えることになります。

電話代行と契約する場合は、サービス内容が自分の会社のスタイルに合っているか、
費用はどのくらいかをしっかりと見極める必要があります。

【 電話営業は忍耐勝負 】

レンタルオフィスを利用して頂いているほとんどのお客様が電話代行サービスもご利用頂いています。
私達がお客様の電話を代行でお取りするので、毎日、多くの会社様宛の様々なお電話を対応しています。

その電話の中で、多くあるのが、営業電話です。
今までは、営業の電話など滅多に取った事がありませんでしたが、
電話代行業務では、多くの会社の電話を受けるので、その量も必然と多くなります。

主には、携帯電話や固定電話プランの案内、金融関係の融資などですが、
諦めずに電話をされてくる根気には感心します。

仕事なので、もちろん真剣に取り組まないといけません。
しかし、中には電話をかけても、ひどい扱いをされる事もあるかと思います。

仕事全般にあてはまる事ではありますが、
何でも『スイッチを押して切り替える』事が重要だと思います。
様々な電話対応をする事で、通常業務ではあまり遭遇しないような電話営業の世界を、
少し垣間見る事ができるのも、電話代行サービスという業種ならではなのかもしれません。

【 営業電話の対応 】

私たちは代行でお電話に出ているので、
申し訳ないですが、営業されても、全く何もしてあげられません。

私は、電話営業の経験もあるので、アポインターさんの気持ちは分からなくもないですが、
はっきり「わかりません。」「担当ではないので。」と申し上げても、
ずらずらとお話しをされて、挙句の果てには、会社の現状の探りをしてきます。

営業のお電話の方とは、日々戦いです。
CUBEでは、営業電話もお断りさせて頂きまして、お客様にはご連絡致しません。
このように、営業電話取る時間を省く事によって、お客様は有効的に時間を利用する事ができます。