【 電話代行とは ~基本編~ 】

「そもそも電話代行とは何ですか?」
そんな風に思われてる方も多いかと思います。

電話代行とは、忙しいあなたの代わりに御社のスタッフのように電話を受けるサービスです。

・外出時や打合わせ時に電話がかかってきて出られない。
・セミナーや研修会を開きたいけど電話受付してくれる人もいない。
・転居期間は電話をとる人がいない。
・事務員を雇うには時間コストがかかり、リスクが高い。

その間に重要な電話やご依頼の電話がかかってきたら、、、
電話代行をご利用なら、会社のスタッフとして明るく電話を受け、
指定されたスタッフの方にご連絡。即座に必要な情報だけ得られるのです。

これによりお客様からの信頼も失われず、しっかりとした会社だとイメージもつくはずです。
また、営業電話や間違い電話は、こちらCUBEでストップするので、余計な時間をかけずにすみます。
では、どのように対応してもらえるのか?
それは、下記の ~応対編~ をご覧下さい。

【 電話代行とは ~応対編・転送~ 】

電話がなったら具体的にどのように応対してくれるの?
************************************************
ルルルル・・・
CUBE『ありがとうございます。株式会社○○でございます。』
    ⇒固定のフレーズではないので、
     他にもご指定のどのようなフレーズでも応対可能です。
電話相手『△△会社の□□ですが、◎◎さんはいますか?』
CUBE『△△会社の□□様、いつもお世話になっております。
     ◎◎ですね。少々お待ち下さいませ。』

  《ここで応対後転送の場合は・・・》

◎◎様にコール致します。
   ⇒ご指定頂く電話番号におかけします。
    外出先にも転送してもらえるのは便利ではないでしょうか。
ルルルル・・・
◎◎様 『はい、もしもし』
CUBE『お疲れ様です。CUBEでございます。
     只今、△△会社の□□様よりお電話が入っております。
     お繋ぎしても宜しいでしょうか。』
◎◎様 『はい、結構です。』
CUBE『お願い致します。』
************************************************
そのままお繋ぎ致しますので、内線のように転送させて頂きます。

では、外出している場合・繋がないようにご希望の場合は、、、
下記の ~応対編・外出~ をご覧下さい。

【 電話代行とは ~応対編・外出~ 】

電話がなったら具体的にどのように応対してくれるの?
************************************************
ルルルル・・・
CUBE『ありがとうございます。株式会社○○でございます。』
電話相手『△△会社の□□ですが、◎◎さんはいますか?』
CUBE『△△会社の□□様、いつもお世話になっております。
     ◎◎ですね。少々お待ち下さいませ。』
電話相手『お願いします。』

  《ここで外出応対の場合は・・・》

CUBE『申し訳ありません。◎◎は、只今外出しております。
      宜しければご用件をお伺いし、折り返しご連絡させて頂きます。』
電話相手『では、それでお願いします。◇◇の件で、折り返し電話下さい。』
CUBE『かしこまりました。◇◇の件ですね。
      失礼ですが、□□様のご連絡先をお伺いして宜しいでしょうか。』
電話相手『はい。○○○−○○○−○○○○です。』
CUBE『復唱させて頂きます。○○○−○○○−○○○○ですね。
      ◎◎より折り返しご連絡させて頂きます。』
電話相手『お願いします。』
CUBE『お電話ありがとうございました。』

⇒その後、メール等にてご報告させていただきます。
  携帯電話にメールがきたら、その番号を選択して発信するだけなので、
  大変便利なのではないでしょうか。

< ご報告内容 >
△△会社 □□様
◎◎様宛
◇◇の件で、折り返し電話下さい。
電話番号:○○○−○○○−○○○○
************************************************
以上のような流れになります。

ご連絡させて頂きました電話番号にお手隙の際に、お掛け頂ければ完了です。
メールでのご連絡ですので、会議や打合わせ時にコールがならないので安心です。
他にも聞いてもらいたい項目があるという場合、、、
そんな方は、 ~受付編~ をご覧下さい。

【 電話代行とは ~受付編~ 】

電話代行では、ご用件の他にも聞いて欲しい項目がある場合、ご指示頂ければお伺いします。
例えば、求人を出す時に受付して欲しい!そんな事も可能です。

■求人受付の場合・・・
ハローワークや応募される方からお電話があります。
『応募したいんですけど。』

そんな時には、希望職種・名前・年齢・電話番号などをお伺いします。
※書類審査の場合は履歴書や職務経歴書を送付頂くようにご案内します。
そして、ご応募された方の情報をメールにてご連絡いたします。

■セミナー・講習会受付の場合・・・
セミナー講座に申込まれる方や道をお伺いされる方から電話があります。
『申込みたいのですが。』

そんな時には、名前・ご住所・電話番号・希望日時・参加人数などお伺いします。
もし、ご予約表をご準備頂けましたら、日時受付も可能です。
また、予め最寄駅からの道順等をご用意頂けましたら、道の説明等も可能です。
そして、申込まれた方の情報をメールにてご連絡いたします。

このような電話代行も出来るんです!
どれだけ申し込みがあるか、メールで常に状況を把握出来るので安心です。
面倒な受付の手間が省ける事により、業務に集中出来るのではないでしょうか。

【 電話代行とは ~システム編~ 】

電話代行をしてみたいけど、どうやって実際に電話を受けているの?

お客様のお電話に転送機能をつけて頂く事で、全てのお電話をCUBEで受ける事ができます。
※転送機能とは、NTT様でしたらボイスワープといった呼称ですが、
 どちらの電話会社様でも、この転送機能はつけることができます。

まず、お客様からお電話がありますと自動的にご契約社様名にて、
『ありがとうございます。○○でございます。』と応対名が表示されます。

この自動的で表示されますシステムにより、間違える事はありません。
また、お客様専用の画面があり、その応対方法が表示されますので、
事前に予定のご連絡を頂いておりましたら『○○様⇒○時まで外出』等と表示されますので、
その表示を見ながら応対する事ができます。

おかげ様で多くの方にご利用頂いている為、
間違える事はないのかというご質問を頂く事がありますが、
上記のように、システムで自動的に反映されるので、ご安心頂けるかと思います。
その他、問い合わせ等は資料請求、又は、お電話下さい!

【 電話代行とは ~ライトプラン編~ 】

CUBEの電話代行プランの1つ、ライトプランです!

ライトプランは、1ヶ月にお受けするコール数が50回の契約プランです。
1日あたり、1〜2件程度のお電話の方にお勧めプランです。

もし、50回を超えたとしても、1件200円でお受けしております。
この回数の中には、営業電話・間違い電話は含みません。
(明らかな営業以外は、念の為、ご報告させて頂いております。)

即時メールにてご連絡、もしくは、内線のようにお繋ぎする応答後転送もプラン内です!
例えば、『いつもは応答後転送、外出の時はメール連絡』というのも可能です。
※外出のご連絡を予め頂ければ、ご予定通りに応対致します!

ご連絡先は、1名様までのご登録になります。
※ご連絡先追加は1名様につきに追加料金で応対可能です。

また、弊社での電話受付可能時間は、
平日(月〜金曜日)の9:00~18:00まででございます。
18:00以降は、時間外アナウンスが流れます。(5つのアナウンスよりお選び頂けます。)
こちらでは録音は頂けません。全て改めて頂く形のアナウンスが流れます。
※自社専用のアナウンス(録音可能)も、別途オプション料金でご利用可能です。

その他、上記以外にも臨機応変に応対させて頂いております!
料金や詳細は資料請求・お電話下さい!!

【 電話代行とは ~標準プラン編~ 】

続いては、標準プランです!

標準プランは、月に受電するコール数100回までが、プラン内になります。
1日あたり4〜5件程のお電話が鳴る方にお勧めです。
もし50回を超えたとしても1件200円でお受けしております。
もちろん、この回数の中には営業電話・間違い電話は含みません。
(明らかな営業以外は、念の為、ご連絡させて頂いております。)

また、標準プランは200回プランもございます。

ライトプランと同じく即時メール、もしくは、応答後転送もプラン内です!
※外出のご予定や出張のご連絡頂ければ応対可能です。

ライトプランとの違いですが、
・ご連絡先が20名様までプラン内で可能です!(ライトプランは1名様まで)
・18:00以降は、御社専用の時間外アナウンスが流れます!
 会社名等、自由にメッセージを設定頂けます。
こちらは、留守番メッセージの録音可能で、出先からでも確認する事が可能です。

ご注意点としては、ライトプランと同じく電話受付可能時間は、
平日(月〜金曜日)9:00~18:00までとなります。
その他、上記以外にも臨機応変に応対させて頂いております!

【 電話代行の必要性 】

私は、毎日多くの電話に出させてもらっていますが、
会社には一般電話、いたずら電話、勧誘電話が、たくさんあるようです。

「営業のご案内です。」とおっしゃった場合でしたら、すぐに判断が出来るのですが、
「電話をもらってました。」や「申込みをもらっていました。」等とお電話があり、
ご本人に確認したところ、実際には身に覚えがないという事があります。

このような営業、いたずら電話は、企業様にとって大変迷惑になっていると思います。
いつも営業電話ばかりで、また営業電話だろうと思って出たら、
重要なお客様からのお電話だったという事にもなれば、イメージダウンにも繋がりかねません。

電話代行なら、ご用件をメールにて確認でき、
もし営業なら、今後連絡しないように指示をもらえればご連絡も致しません。
もちろん、明らかな営業はお断りさせて頂き、ご連絡致しません。

いつも外出しているから、という理由でのご利用はもちろん多いですが、
営業電話が多いからという理由でのご利用も多く頂いております。
お困りの際は、是非ご検討下さい。

【 営業電話の対応 】

電話代行って1回につき、いくらなの?

CUBEの電話代行は、1回あたりでなく、月に何回電話が鳴るかで契約プランがございます。
月に50回(ライトプラン)、100回、200回・・というプランがあります。
「ウチは何回鳴るかしら?よく電話が鳴っている気がするんだけど…。」という方、
それは、営業電話や間違い電話は、含んでいませんか?

弊社の電話代行では、よくある営業電話や間違い電話は、この回数に含みません。
また、このご連絡も致しませんので、より業務に集中して頂けると思います。

色々な会社の電話代行をさせて頂き、感じるのは、営業電話が大変多いんです!
特に多い会社様ですと、5~6割が営業電話という場合もあります。
その営業電話を回数に含まず、余計な電話をとらなくて良いんです!

まさに、お忙しい方にピッタリではないでしょうか?
また、状況によって契約の変更も可能ですので、
まずはライトプランからというのも、もちろん可能です!
金額、詳細をお問合せの方は、今すぐ資料請求をどうぞ!!